Software como Servicio
SaaS
Factura SaaS Impaga: Cobranza y Terminacion de Servicio
Tu cliente empresarial de SaaS dejo de pagar pero sigue usando tu software? Guia completa para proveedores sobre como cobrar suscripciones atrasadas, terminar servicio legalmente, y recuperar ingresos.
85% Recuperacion con Carta
30 dias Aviso de Terminacion
$1,000+ Umbral Recomendado
Cuando Actuar Ver Carta Modelo Terminacion de Servicio
Cuando Tomar Accion por Facturas SaaS Impagas
Contexto de Cobranza SaaS

Los servicios SaaS tienen dinamicas unicas: el cliente tiene acceso continuo a tu software mientras no paga. Esto te da leverage (puedes cortar el servicio) pero tambien riesgo (perdida de datos del cliente, disputas de incumplimiento). Esta guia cubre ambos lados.

Escenarios de Impago Comunes
FAIL
Fallo de Tarjeta de Credito
El pago automatico falla por tarjeta expirada, limite excedido, o fondos insuficientes. El cliente no responde a notificaciones para actualizar metodo de pago.
INVOICE
Factura Empresarial No Pagada
Cliente enterprise con facturacion Net-30/60/90 que pasa la fecha de vencimiento. Multiples recordatorios sin respuesta o con excusas ("esta en proceso").
DISPUTE
Disputa de Cargos
El cliente disputa cargos alegando que no autorizo, que el servicio no funciona, o que los precios cambiaron sin aviso. Chargeback pendiente.
CANCEL
Cancelacion sin Pagar Adeudado
El cliente cancela la suscripcion pero tiene meses atrasados. Quiere terminar sin pagar lo que debe por el periodo ya consumido.
BANKRUPT
Cliente en Dificultades Financieras
El cliente empresa esta en problemas financieros, quizas camino a bancarrota. Necesitas actuar rapido antes de perder todo.
GHOST
Cliente "Fantasma"
El cliente simplemente dejo de responder. No contesta emails, el telefono esta desconectado, la empresa parece abandonada.
Cronograma de Accion Recomendado
Dia 1-7: Recordatorios Automaticos
Tu sistema deberia enviar notificaciones automaticas de pago fallido. Si es factura enterprise, email de recordatorio cortez al dia siguiente del vencimiento.
Dia 7-14: Contacto Personal
Email personal del account manager o tu directamente. Llamada telefonica si tienes el numero. Pregunta si hay problemas tecnicos o administrativos. Ofrece ayuda para resolver.
Dia 15-30: Aviso Formal
Email formal indicando que la cuenta esta en mora, detallando el monto adeudado, y advirtiendo de suspension de servicio. Referencia los terminos del contrato.
Dia 30-45: Suspension de Servicio
Si tu contrato lo permite, suspende el acceso al servicio. Envia aviso de suspension con instrucciones para reactivar (pagar adeudado + cualquier cargo de reactivacion).
Dia 45-60: Carta de Demanda Formal
Carta de demanda legal exigiendo pago del total adeudado mas intereses. Aviso de que procederas con cobranza legal si no se resuelve. Envia por email y correo certificado.
Dia 60+: Terminacion y Cobranza
Terminacion formal del contrato. Opciones: agencia de cobranza, Small Claims Court, o demanda civil dependiendo del monto. Considera reportar a bureaus de credito comercial.
Importante: Revisa Tu Contrato

Tu capacidad de suspender servicio, cobrar late fees, y terminar el contrato depende de lo que dice tu SaaS Agreement. Si tu contrato es debil o inexistente, tu posicion legal es mas complicada. Revisa las clausulas de pago, suspension, y terminacion antes de actuar.

Checklist de Evidencia para Cobranza SaaS
Documentacion Contractual
Documentacion de Facturacion
Evidencia de Uso del Servicio
Comunicacion sobre el Impago
Tip: Automatiza la Recoleccion

Configura tu sistema para exportar automaticamente: invoices enviadas, payment attempts, login history, y email communications. Plataformas como Stripe, ChargeBee, y Salesforce permiten exportar esta data facilmente.

Calculadora de Deuda SaaS
Calcula el Total Adeudado
Deuda Total Incluyendo Late Fees
$0.00
Desglose de Componentes
Componente Descripcion Limite Legal Principal Suma de todas las mensualidades/facturas impagas Sin limite Late Fees Cargo por mora segun tu contrato 1.5%/mes comun, max ~18%/ano para ser enforceable Interest Interes legal si no hay late fees en contrato 10%/ano en California, varia por estado Collection Costs Gastos de cobranza si el contrato lo permite Debe ser "razonable" Attorney's Fees Honorarios legales si el contrato lo permite Actual y razonable
Annual Contract Value (ACV) Consideraciones

Si el cliente tiene contrato anual y cancela temprano, podrias tener derecho al valor completo del ano restante, dependiendo de tu contrato. Revisa las clausulas de early termination y minimum commitment.

Carta de Demanda - Factura SaaS Impaga
CARTA DE DEMANDA FORMAL
Demand for Payment - SaaS Subscription Arrears

[NOMBRE DE TU EMPRESA]
[Direccion de la Empresa]
[Ciudad, Estado, ZIP]
[Email Corporativo]
[Telefono]

Fecha: [FECHA DE HOY]

ENVIADO VIA EMAIL Y CORREO CERTIFICADO

[NOMBRE DE LA EMPRESA CLIENTE]
Attn: [NOMBRE DEL CONTACTO / CFO / ACCOUNTS PAYABLE]
[Direccion del Cliente]
[Ciudad, Estado, ZIP]

Re: Demand for Payment - Account #[NUMERO DE CUENTA]
Past Due Amount: USD $[MONTO TOTAL ADEUDADO]

Estimado/a [NOMBRE DEL CONTACTO]:

Esta carta constituye una demanda formal de pago por suscripcion SaaS impaga bajo el Master Service Agreement (o Terms of Service) entre [TU EMPRESA] y [EMPRESA CLIENTE] con fecha efectiva [FECHA DEL CONTRATO].

RESUMEN DE LA CUENTA:

[EMPRESA CLIENTE] ha sido cliente de [TU EMPRESA] desde [FECHA DE INICIO]. El plan de suscripcion contratado es [NOMBRE DEL PLAN] con una tarifa de USD $[MONTO] [mensual/anual].

FACTURAS IMPAGAS:

Invoice # Fecha Monto Due Date Dias Vencido
[INV-001] [FECHA] $[MONTO] [DUE DATE] [DIAS]
[INV-002] [FECHA] $[MONTO] [DUE DATE] [DIAS]

CALCULO DE DEUDA:

  • Principal (Facturas Impagas): USD $[MONTO]
  • Late Fees ([X]% mensual segun Seccion [Y] del Acuerdo): USD $[MONTO]
  • Total Adeudado: USD $[TOTAL]

ACCIONES PREVIAS:

Hemos intentado resolver este asunto amigablemente a traves de:

  • Notificaciones automaticas de pago fallido: [FECHAS]
  • Emails de recordatorio: [FECHAS]
  • Llamadas telefonicas: [FECHAS si aplica]
  • Aviso formal de suspension: [FECHA]

A la fecha, [no hemos recibido respuesta / las promesas de pago no se han cumplido].

DEMANDA:

Por la presente, exigimos el pago completo de USD $[TOTAL] dentro de los proximos diez (10) dias calendario, es decir, antes del [FECHA LIMITE].

El pago puede efectuarse mediante:

  • Transferencia bancaria a: [DETALLES BANCARIOS]
  • Pago con tarjeta actualizando la informacion en: [URL DEL PORTAL]
  • Cheque a nombre de: [NOMBRE LEGAL DE TU EMPRESA]

ESTADO DEL SERVICIO:

[SELECCIONAR SEGUN SITUACION:]

Si el servicio sigue activo: Su acceso al servicio [NOMBRE DEL PRODUCTO] permanece activo temporalmente. Sin embargo, si no recibimos el pago antes del [FECHA], procederemos con la suspension inmediata del servicio segun la Seccion [X] del Acuerdo.

Si el servicio ya esta suspendido: El acceso al servicio [NOMBRE DEL PRODUCTO] fue suspendido el [FECHA DE SUSPENSION] debido a la falta de pago. La reactivacion requiere el pago completo del monto adeudado.

CONSECUENCIAS DE NO PAGAR:

Si no recibimos el pago completo antes de la fecha indicada, [TU EMPRESA] procedera a:

  • Terminar el Master Service Agreement por incumplimiento material
  • Referir la cuenta a una agencia de cobranza profesional
  • Reportar la deuda a agencias de credito comercial (Dun & Bradstreet, Experian Business)
  • Iniciar acciones legales para recuperar el monto adeudado, mas intereses, costos de cobranza, y honorarios de abogado segun lo permitido por el Acuerdo y la ley aplicable

DATOS DEL CLIENTE:

[Si el servicio va a terminar:] Segun la Seccion [X] del Acuerdo, los datos de su cuenta seran retenidos por [30/60/90] dias despues de la terminacion, tras lo cual seran eliminados permanentemente. Le recomendamos exportar cualquier dato necesario antes de esta fecha.

Preferimos resolver este asunto sin necesidad de acciones legales. Si hay circunstancias que desconocemos o desea discutir un plan de pago, contactenos antes de la fecha limite.

Atentamente,

_______________________________
[TU NOMBRE]
[TU TITULO - ej. CEO, CFO, Head of Finance]
[NOMBRE DE TU EMPRESA]
[FECHA]

Parrafo: Contrato Anual Incumplido
El Order Form firmado el [FECHA] especifica un compromiso anual de USD $[MONTO ACV]. Segun la Seccion [X] del Master Service Agreement, la terminacion anticipada no exime de la obligacion de pago del periodo completo. [EMPRESA CLIENTE] adeuda el valor remanente del contrato de USD $[MONTO REMANENTE] ademas de las mensualidades ya vencidas.
Usa cuando el cliente con contrato anual intenta cancelar sin pagar
Parrafo: Chargeback de Suscripcion
El chargeback iniciado el [FECHA] para la transaccion de [MES] es infundado. [EMPRESA CLIENTE] tenia acceso completo y funcional al servicio [NOMBRE PRODUCTO] durante todo el periodo facturado. Los logs de nuestra plataforma confirman [X] sesiones de usuario y [Y] API calls durante ese periodo. Disputar un cargo por servicios legitimos recibidos y utilizados constituye representacion fraudulenta ante su procesador de pagos.
Usa cuando el cliente disputa cargos legitimos
Parrafo: Data Deletion Warning
De acuerdo con la Seccion [X] de nuestros Terms of Service y nuestra Data Retention Policy, los datos almacenados en su cuenta seran programados para eliminacion permanente [30] dias despues de la terminacion del servicio. Esta eliminacion es irreversible e incluye: [lista de tipos de datos - ej. user data, files, configurations, historical records]. Le recomendamos encarecidamente exportar cualquier dato necesario antes del [FECHA LIMITE DE DATOS].
Usa como advertencia adicional para motivar el pago
Terminacion de Servicio por Falta de Pago
Antes de Terminar: Checklist Legal

La terminacion incorrecta puede exponerte a demandas por incumplimiento de contrato. Asegurate de cumplir estos requisitos antes de cortar el servicio.

Requisitos para Terminacion Valida
Modelo de Aviso de Terminacion
Notice of Termination for Non-Payment
NOTICE OF TERMINATION FOR MATERIAL BREACH To: [Client Company Name] From: [Your Company Name] Date: [Date] Re: Termination of Master Service Agreement dated [Agreement Date] Account: [Account Number] This notice is to inform you that [Your Company] is terminating the above-referenced Master Service Agreement effective [Termination Date - typically 30 days from notice], due to [Client Company]'s material breach of the Agreement through failure to pay amounts due. As of the date of this notice, [Client Company] has failed to pay USD $[Amount] in subscription fees due on [Due Dates]. Despite multiple notices and opportunities to cure, payment has not been received. Pursuant to Section [X] of the Agreement, non-payment of fees constitutes a material breach entitling [Your Company] to terminate the Agreement upon [X days] written notice. Effective [Termination Date]: - All access to [Product Name] will be suspended - Your license to use the software is revoked - Data export must be completed by [Data Deadline] - Data will be deleted [X] days after termination This termination does not affect [Your Company]'s right to collect all amounts owed, including principal, late fees, interest, and collection costs. [Your Company Name] [Signature]
Adapta segun las clausulas especificas de tu contrato
Consideraciones de Data Handling
Retencion Post-Terminacion

Tu contrato deberia especificar cuanto tiempo retienes datos despues de terminacion. Periodo tipico: 30-90 dias. Notifica claramente al cliente la fecha limite para exportar.

Responsabilidad de Datos

Si el cliente tiene datos sensibles (PII, PHI, financieros), consulta a un abogado sobre obligaciones de retention. No elimines datos que podrias necesitar como evidencia en litigio.

Cuidado: Industrias Reguladas

Si tu cliente esta en industria regulada (healthcare, finanzas, gobierno), puede haber requisitos adicionales de data retention o transition que limitan tu capacidad de cortar servicio. Consulta con un abogado antes de terminar contratos enterprise en estas industrias.

Caminos de Escalamiento
AGENCY
Agencia de Cobranza
Para deudas de $1,000-$50,000 donde no quieres invertir tiempo en litigio. Las agencias cobran 20-40% del monto recuperado. Ellos manejan todo el proceso.

Pros: Sin esfuerzo de tu parte, profesionales
Cons: Pierdes buena parte del monto
CREDIT
Reporte a Credit Bureau
Reportar a Dun & Bradstreet o Experian Business afecta el credito comercial del cliente. Puede motivar pago rapido si dependen de credito.

Requiere: Cuenta con el bureau, deuda verificable
Tiempo: 30-60 dias para impacto
SMALL
Small Claims Court
Para deudas hasta $10,000-$12,500 (varia por estado). No requiere abogado, proceso relativamente rapido.

Costo: $30-100 filing fee
Tiempo: 30-90 dias hasta audiencia
CIVIL
Demanda Civil
Para deudas mayores donde Small Claims no alcanza. Requiere abogado. Puede resultar en judgment que se puede ejecutar contra activos del deudor.

Costo: $5,000-$20,000+ en honorarios
Tiempo: 6-18 meses
Monto Adeudado Opcion Recomendada Razon < $500 Write-off o cobranza interna Costo de perseguir excede recuperacion potencial $500 - $2,500 Small Claims o agencia de cobranza Balance entre esfuerzo y recuperacion $2,500 - $10,000 Small Claims Court Mejor ROI, proceso manejable $10,000 - $25,000 Abogado de cobranza o Small Claims maximo Vale la pena inversion legal > $25,000 Litigio civil con abogado Justifica costos legales significativos
Preguntas Frecuentes
Depende de tu contrato. La mayoria de contratos B2B requieren: (1) aviso de incumplimiento, (2) periodo de cura (10-30 dias para corregir), (3) aviso de terminacion. Cortar sin seguir el proceso puede exponerte a demanda por incumplimiento. Revisa las clausulas de suspension y terminacion de tu contrato.
Tu politica de data retention (idealmente en tu contrato o ToS) deberia especificar: (1) cuanto tiempo retienes datos post-terminacion, (2) obligacion del cliente de exportar antes de fecha limite, (3) proceso de eliminacion. Periodo tipico: 30-90 dias. Para industrias reguladas, puede haber requisitos adicionales.
Logs de tu sistema son tu mejor evidencia: uptime records, API logs, status page history. Si hubo outages, documenta que estaban dentro del SLA. Si el cliente nunca reporto problemas durante el periodo de uso, eso debilita su argumento. Tickets de soporte (o falta de ellos) son evidencia clave.
Si tu contrato tiene "minimum commitment" o "non-cancelable term", si puedes exigir el pago del periodo completo. Muchos SaaS enterprise tienen esta clausula. Revisa el Order Form y las clausulas de terminacion anticipada. Sin esta clausula, solo puedes cobrar por el uso hasta la fecha de cancelacion.
Depende del estado y lo que diga tu contrato. Generalmente, 1-1.5% mensual (~12-18% anual) es enforceable. Tasas excesivamente altas pueden ser consideradas "usura" y ser invalidas. California tiene limites especificos. Si no tienes clausula de late fees, puedes cobrar interes legal (10% anual en CA).
Los ToS aceptados via click-through son legalmente vinculantes bajo el E-SIGN Act. Tu evidencia: (1) logs mostrando aceptacion de ToS, (2) IP address y timestamp, (3) cuenta creada y usada. Si es enterprise con Order Form, deberia haber firma (fisica o electronica). DocuSign y similares proporcionan audit trail.
Esto es "data hostage" y es controversial. Generalmente puedes suspender el servicio, pero retener datos del cliente como leverage puede tener implicaciones legales dependiendo del tipo de datos y tu contrato. Para datos sensibles (PII, financieros), consulta un abogado. Es mas seguro dar acceso de solo-lectura o exportacion durante el periodo de disputa.
Bancarrota complica la cobranza significativamente. Bajo Chapter 7, probablemente recuperes poco o nada. Bajo Chapter 11, puedes presentar "proof of claim" para ser considerado en la reorganizacion. Actua rapido: una vez que se declara bankruptcy, el "automatic stay" prohibe acciones de cobranza. Consulta un abogado de bankruptcy si es monto significativo.
Depende de tu situacion y la del cliente. Pros: mejor que no cobrar nada, mantiene relacion. Cons: senala que estas dispuesto a negociar, puede alargarse. Si ofreces plan, ponlo por escrito con: montos, fechas, consecuencias de incumplimiento, y que cualquier incumplimiento hace el total exigible inmediatamente.
Cuidado: publicar que alguien es "deadbeat" o "no paga" puede resultar en demanda por difamacion si no puedes probarlo absolutamente. Reportar a credit bureaus es la forma apropiada - es un sistema estructurado con protecciones legales. Evita posts publicos en redes sociales o en tu sitio web nombrando al cliente.
Recursos y Enlaces
Otras Guias en Espanol
UPWORK Cliente de Upwork No Paga FIVERR Disputas de Pago en Fiverr AGENCY Cliente de Agencia No Paga
Recursos de Cobranza
D&B Dun & Bradstreet EXP Experian Business NACM National Assoc. of Credit Management
Descargo de Responsabilidad

Esta guia es solo para propositos informativos y educativos. No constituye asesoramiento legal. Las leyes de cobranza y contratos varian significativamente por jurisdiccion. Consulta con un abogado licenciado antes de tomar acciones legales, especialmente para montos significativos o clientes enterprise.

Agenda una Consulta
Discute tu situacion de cobranza SaaS con un especialista
Guias de Cobranza y Terminacion de Servicio SaaS | Espanol e Ingles
Email: owner@terms.law