El cliente agrega funcionalidades, cambia requisitos, o expande el proyecto sin pagar extra?
Guia completa para freelancers y agencias que enfrentan trabajo fuera del alcance original.
Scope creep ocurre cuando el cliente expande gradualmente los requisitos del proyecto mas alla del alcance original
acordado, sin ajustar el precio o el timeline. Es una de las causas mas comunes de disputas entre freelancers/agencias y clientes.
Situaciones Tipicas
Plus
Funcionalidades Adicionales
"Ya que estas ahi, puedes agregar esta feature?" El cliente solicita constantemente pequenas adiciones que acumulan horas significativas.
Change
Cambios de Requisitos
"En realidad lo que queria era diferente." El cliente cambia la direccion del proyecto despues de que ya iniciaste el trabajo.
Loop
Revisiones Infinitas
"Solo una revision mas." El cliente solicita ronda tras ronda de cambios mucho mas alla de lo contemplado en el contrato.
Time
Extension de Timeline sin Pago
El proyecto se extiende meses mas de lo planeado por decisiones del cliente, pero se niega a pagar por el tiempo adicional.
Team
Recursos Adicionales Requeridos
El cliente exige integraciones, herramientas, o especialistas no contemplados en el presupuesto original.
Rush
"Rush" sin Rush Fee
El cliente exige entregas urgentes o trabajo de fin de semana sin compensacion adicional.
Ejemplo de Scope Creep
Alcance Original Contratado
Landing page con 5 secciones
Formulario de contacto basico
Diseno responsive
2 rondas de revisiones
Entrega en 3 semanas
Precio: $3,000
Lo que el Cliente Pidio Extra
Blog con CMS completo
Integracion con Mailchimp
Sistema de reservas online
7 rondas de revisiones
Entrega en 2 semanas (rush)
Valor adicional: $4,500
Cuando Enviar la Carta
El trabajo extra ya se completo
Ha entregado funcionalidades fuera del alcance y el cliente se niega a pagar por ellas.
Solicitudes documentadas sin respuesta
Ha enviado change orders o solicitudes de pago adicional que el cliente ignora o rechaza.
El cliente termina la relacion sin pagar
El proyecto termina (exitosamente o no) pero el cliente no paga el trabajo extra realizado.
Disputa sobre que estaba "incluido"
El cliente afirma que todo estaba en el alcance original cuando claramente no lo estaba.
Accion Preventiva Recomendada
Antes de enviar una carta de demanda, siempre envie un "Stop Work Notice" formal cuando detecte scope creep.
Esto documenta su objecion en tiempo real y fortalece su posicion si la disputa escala.
Marco Legal Aplicable
Fundamento Legal
Las disputas de scope creep se resuelven principalmente bajo contract law (modificacion de contratos)
y doctrinas equitativas como quantum meruit y unjust enrichment.
Doctrinas Legales Clave
Contract Modification
Bajo el derecho contractual comun, un contrato puede modificarse por acuerdo mutuo. La modificacion requiere:
Mutual assent: Ambas partes deben acordar el cambio
Consideration: Algo de valor debe intercambiarse (trabajo extra = nueva consideracion)
No se requiere escritura: Modificaciones orales pueden ser validas, aunque dificiles de probar
Cuando el cliente solicita trabajo extra y usted lo realiza, se forma un contrato modificado implicito.
Quantum Meruit
Doctrina equitativa que permite recuperar el valor razonable de servicios prestados, incluso sin contrato expreso:
Elementos: Servicios prestados + beneficio recibido + expectativa de pago
Medida: Valor de mercado justo de los servicios, no necesariamente la tarifa cotizada
California: Codificado en Cal. Civ. Code Section 1606
Caso clave: Huskinson and Brown v. Wolf (2004) - recuperacion por trabajo mas alla del alcance contractual.
Unjust Enrichment
Previene que una parte se beneficie injustamente a expensas de otra:
El cliente recibio el beneficio del trabajo extra
El cliente sabe que deberia pagar
Seria injusto que el cliente retenga el beneficio sin compensar
Promissory Estoppel
Si el cliente prometio pagar por el trabajo extra y usted confio en esa promesa:
Promesa clara: El cliente dijo que pagaria
Confianza razonable: Usted actuo basandose en la promesa
Perjuicio: Sufrio dano por confiar (horas trabajadas)
Injusticia: Seria injusto no hacer cumplir la promesa
Clausulas Contractuales Relevantes
Clausula
Proposito
Como Ayuda
Scope of Work
Define exactamente que esta incluido
Demuestra que el trabajo extra estaba fuera del alcance
Change Order Procedure
Proceso para modificar el alcance
Demuestra que el cliente no siguio el proceso acordado
Revision Limits
Numero maximo de revisiones incluidas
Documenta revisiones excesivas como trabajo extra
Hourly Rate for Extras
Tarifa para trabajo fuera del alcance
Establece el precio acordado para extras
Written Approval Requirement
Cambios deben aprobarse por escrito
Emails del cliente aprobando cambios son binding
Fortaleza de su Caso
Su caso es mas fuerte si:
- El SOW original es detallado y especifico
- Tiene emails del cliente solicitando el trabajo extra
- Envio change orders o cotizaciones para el trabajo adicional
- El cliente uso/se beneficio del trabajo extra
- Tiene time tracking documentado
Checklist de Evidencia
Documentos del Contrato Original
El documento que define el alcance original y precio
Lista de entregables, features, paginas, etc.
Disenos originales que muestran el alcance visual
Clausula que limita rondas de cambios incluidas
Evidencia de Solicitudes Extra
"Puedes agregar...", "Necesito que cambies...", etc.
Exportar conversaciones donde se pidieron extras
Tareas creadas despues del kickoff que no estaban en SOW
Meeting notes, grabaciones, emails de seguimiento
Respuestas y Cotizaciones
Documentos formales cotizando el trabajo adicional
"Esto esta fuera del alcance original..."
Aprobacion, rechazo, o silencio documentado
Documentacion del Trabajo Realizado
Toggl, Harvest, Clockify - horas por tarea
Demuestra el exceso causado por scope creep
Historial mostrando features agregadas post-SOW
Comparacion visual de lo entregado vs. lo prometido
Tip: Crear Resumen Cronologico
Prepare un timeline que muestre: (1) fecha de contrato original, (2) cada solicitud de cambio con fecha,
(3) su respuesta/cotizacion, (4) respuesta del cliente o falta de ella. Este documento sera invaluable
para cualquier mediacion o litigio.
Calculadora de Trabajo Adicional
Calcule el Valor del Trabajo Extra
Horas extra trabajadas
Tarifa por hora ($)
Revisiones extra (numero)
Costo por revision ($)
Rush fees no pagados ($)
Herramientas/licencias pagadas ($)
TOTAL TRABAJO EXTRA:$0.00
Metodos de Valuacion
Tarifa Horaria Contractual
Si su contrato especifica una tarifa para trabajo fuera del alcance, use esa tarifa.
Formula: Horas extra x Tarifa contractual
Tarifa de Mercado
Si no hay tarifa contractual, use su tarifa estandar o la tarifa de mercado para su especialidad.
Evidencia: Glassdoor, Upwork rates, testimonios de colegas
Costo de Oportunidad
Proyectos rechazados porque estaba ocupado con este scope creep.
Evidencia: Emails rechazando otros proyectos, propuestas no enviadas
Gastos Directos
Licencias de software, hosting, herramientas compradas especificamente para los extras.
Evidencia: Facturas, recibos, estados de cuenta
Item de Scope Creep
Horas Tipicas
Valor Aproximado
Pagina adicional en sitio web
4-8 horas
$400-$1,200
Integracion de API no planeada
8-20 horas
$800-$3,000
CMS/Blog completo
16-40 horas
$1,600-$6,000
Ronda de revisiones extra
2-6 horas
$200-$900
Responsive para dispositivo adicional
4-12 horas
$400-$1,800
Animaciones complejas
8-24 horas
$800-$3,600
Carta de Demanda Modelo
Antes de Enviar
Si aun esta trabajando en el proyecto, envie primero un "Stop Work Notice" para detener el trabajo hasta
resolver el pago. La carta de demanda es para cuando el proyecto ya termino o la relacion se rompio.
Carta de Demanda - Scope Creep
[SU NOMBRE / NOMBRE DE EMPRESA]
[DIRECCION]
[TELEFONO / EMAIL]
[FECHA]
VIA EMAIL AND CERTIFIED MAIL
Return Receipt Requested
[NOMBRE DEL CLIENTE]
[EMPRESA DEL CLIENTE]
[DIRECCION]
Re: Demand for Payment - Additional Services Rendered Beyond Original Scope
Original Agreement: [FECHA]
Amount Due: $[MONTO] USD
Dear [NOMBRE]:
I write to demand payment for professional services rendered to [EMPRESA CLIENTE] that exceeded the scope of our original agreement dated [FECHA] (the "Agreement").
I. ORIGINAL SCOPE
Under the Agreement, I was engaged to provide [DESCRIPCION DE SERVICIOS] for a fixed fee of $[MONTO]. The scope was specifically limited to:
- [ITEM 1 del SOW original]
- [ITEM 2 del SOW original]
- [ITEM 3 del SOW original]
- [X] rounds of revisions included
A copy of the original Statement of Work is attached as Exhibit A.
II. OUT-OF-SCOPE WORK REQUESTED AND PERFORMED
During the course of the project, you requested numerous additions and changes that fell outside the agreed scope. Despite my notifications that these requests constituted additional work requiring separate compensation, you insisted the work be completed and I proceeded in good faith. The out-of-scope work includes:
1. [FECHA]: [DESCRIPCION DEL TRABAJO EXTRA #1]
- Your request email attached as Exhibit B
- Hours spent: [X] hours at $[TARIFA]/hour = $[MONTO]
2. [FECHA]: [DESCRIPCION DEL TRABAJO EXTRA #2]
- Your request via [SLACK/EMAIL/CALL] documented in Exhibit C
- Hours spent: [X] hours at $[TARIFA]/hour = $[MONTO]
3. [FECHAS]: [X] additional rounds of revisions beyond the [X] included
- Revision requests documented in Exhibit D
- [X] additional rounds x $[MONTO] per round = $[MONTO]
4. [OTRAS PARTIDAS DE TRABAJO EXTRA]
III. PRIOR COMMUNICATIONS
I informed you on multiple occasions that this work was outside our agreement:
- On [FECHA], I sent a change order for $[MONTO] for [DESCRIPCION]. Your response was [DESCRIBE - approved, ignored, rejected but work demanded anyway].
- On [FECHA], I notified you that revision round [X] exceeded our agreement. You acknowledged but insisted I proceed.
- On [FECHA], I sent an email explicitly stating: "[QUOTE DEL EMAIL]"
Copies of these communications are attached as Exhibits E, F, and G.
IV. LEGAL BASIS
You have received the benefit of my professional services without paying fair compensation. Under the doctrine of quantum meruit, I am entitled to recover the reasonable value of services rendered. Additionally:
1. IMPLIED CONTRACT: Your requests for work, combined with my performance and your acceptance of the deliverables, created an implied contract for additional compensation.
2. UNJUST ENRICHMENT: You have been unjustly enriched by receiving services valued at $[MONTO] without paying for them.
3. PROMISSORY ESTOPPEL: [SI APLICA] On [FECHA], you stated "[QUOTE]" which I reasonably relied upon in performing the additional work.
V. DEMAND
I hereby demand payment of $[MONTO TOTAL] within ten (10) business days of this letter, calculated as follows:
[TABLE DE CALCULO]
- Additional development hours: [X] hrs x $[RATE] = $[MONTO]
- Extra revision rounds: [X] x $[RATE] = $[MONTO]
- Rush fees: $[MONTO]
- Tools/licenses purchased for project: $[MONTO]
TOTAL DUE: $[MONTO TOTAL]
Payment should be made via [WIRE/CHECK/PAYPAL] to:
[DETALLES DE PAGO]
VI. CONSEQUENCES OF NON-PAYMENT
If payment is not received by [FECHA LIMITE], I will:
1. Initiate [SMALL CLAIMS / CIVIL LITIGATION / ARBITRATION] to recover all amounts owed plus:
- Pre-judgment interest at the legal rate
- Court costs and filing fees
- Attorney's fees if recoverable
2. Retain all intellectual property rights to the additional work performed until payment is received in full.
3. Pursue all other legal remedies available.
VII. PRESERVATION NOTICE
Please preserve all documents, emails, messages, and files related to this project. Destruction of evidence may result in sanctions.
I trust this matter can be resolved amicably. However, I am prepared to pursue all available legal remedies if necessary.
Sincerely,
[SU NOMBRE]
[CARGO/TITULO]
Exhibits:
A - Original Statement of Work
B - [Email requesting extra work #1]
C - [Documentation of extra work #2]
D - [Revision request communications]
E-G - [Communications re: out-of-scope work]
H - Time tracking records
I - Invoice breakdown
Adjunte todos los exhibits mencionados. La documentacion es clave.
Stop Work Notice (Preventivo)
Stop Work Notice - Usar Durante el Proyecto
Subject: STOP WORK NOTICE - Scope Change Authorization Required
Dear [NOMBRE],
This notice is to inform you that I am pausing work on [PROYECTO] effective immediately pending resolution of outstanding scope and payment issues.
REASON FOR STOP WORK:
The project has expanded significantly beyond our original agreement. Specifically:
1. [LISTA DE CAMBIOS DE ALCANCE]
2. [TRABAJOS ADICIONALES SOLICITADOS]
3. [REVISIONES EXCEDENTES]
These additions represent approximately [X] hours / $[MONTO] of work beyond our contracted scope.
CONDITIONS TO RESUME WORK:
Before I can resume work, I require:
1. Written acknowledgment that the items above are out-of-scope additions
2. Approval of Change Order #[X] for $[MONTO] (attached)
3. Payment of $[MONTO PARCIAL] representing [50%/partial payment for extras already completed]
I remain committed to completing this project successfully and delivering excellent work. However, I cannot continue to absorb the cost of scope expansion that was not contemplated in our original agreement.
Please respond within [3-5] business days to discuss how we can move forward.
Best regards,
[SU NOMBRE]
Attachment: Change Order #[X]
Envie esto DURANTE el proyecto cuando detecte scope creep, antes de que escale.
Rutas de Escalacion
Paso 1: Stop Work Notice (Preventivo)
Durante el proyecto: Detenga el trabajo y exija resolucion antes de continuar.
Esto previene que el scope creep se acumule sin control.
Paso 2: Carta de Demanda Formal
Despues del proyecto: Envie la carta exigiendo pago en 10-14 dias con documentacion completa.
Paso 3: Retencion de Entregables
Si el contrato lo permite, retenga archivos fuente, acceso a servidores, o assets
hasta recibir el pago completo.
Paso 4: Small Claims Court
Para montos hasta $10,000-$12,500 (varia por estado), Small Claims es rapido,
economico, y no requiere abogado.
Paso 5: Mediacion o Arbitraje
Si el contrato lo requiere, o para montos mayores donde quiere evitar litigio formal.
Small Claims Court por Estado
Estado
Limite
Filing Fee
Notas
California
$12,500
$75-$100
Limite de $5,000 para negocios que demandan
New York
$10,000
$15-$20
NYC tiene limites diferentes
Texas
$20,000
$50-$70
Justice Courts
Florida
$8,000
$55-$300
County Courts para montos mayores
Delaware
$25,000
$35-$50
Justice of the Peace Courts
Tip: Jurisdiccion
Si el cliente esta en otro estado, puede demandar en: (1) donde el cliente tiene su negocio,
(2) donde se firmo el contrato, o (3) donde se realizaron los servicios. Revise la clausula
de jurisdiccion de su contrato.
Preguntas Frecuentes
Si. Bajo la doctrina de quantum meruit, puede recuperar el valor razonable de servicios prestados
incluso si no cobro en el momento. El hecho de que el cliente recibio y uso el trabajo
fortalece su reclamo de unjust enrichment.
Si, aunque es mas dificil. Compile toda la evidencia de comunicaciones:
emails con propuestas, mensajes definiendo el trabajo, pagos realizados. Estos
pueden establecer un contrato implicito. Quantum meruit no requiere contrato escrito.
Use el SOW original para demostrar exactamente que estaba incluido. Si el SOW
es vago, use:
Estandares de la industria para proyectos similares
Wireframes/mockups originales vs. producto final
Emails donde usted advirtio que era trabajo extra
Timeline: el cliente pidio esto DESPUES de firmar el contrato
Depende de su contrato. Muchos contratos de diseno/desarrollo establecen que
la transferencia de archivos es condicionada al pago completo. Si su contrato lo permite,
o si es silencioso al respecto, puede retener los archivos fuente como leverage.
Sin embargo, no debe retener el trabajo por el que YA le pagaron. Solo retenga
lo correspondiente al trabajo impago.
Es complicado. Si claramente ofrecio trabajo gratuito (spec work, pitch deck)
a cambio de la oportunidad, es dificil reclamar despues. Sin embargo, si
el trabajo "gratuito" se extendio mucho mas alla de lo razonable, o si hubo
promesa implicita de pago, puede tener un caso bajo promissory estoppel.
Mejores practicas contractuales:
SOW extremadamente detallado con lista de exclusiones
Numero limitado de revisiones con tarifa por extra
Clausula de Change Order obligatorio para cambios
Tarifa horaria especificada para trabajo fuera del alcance
Milestone payments que requieren sign-off antes de continuar
Derecho a parar trabajo si hay disputa de alcance
Consideraciones economicas:
Menos de $1,000: Probablemente no vale el tiempo. Escriba el loss-off y aprenda para el futuro.
$1,000-$5,000: Small Claims es viable. Costo bajo, puede representarse solo.
$5,000-$10,000: Definitivamente vale Small Claims o carta de abogado.
Mas de $10,000: Considere abogado para litigio formal o arbitraje.
Esta es una tactica de intimidacion comun. Responda:
Documente que usted cumplio el SOW original
Demuestre que el trabajo extra fue solicitado por el cliente
Prepare una counterclaim por el trabajo impago
Consulte con un abogado si la amenaza es seria
Recuerde: usted tiene derecho a ser pagado por trabajo realizado.
Legalmente puede compartir su experiencia, pero sea cuidadoso:
Solo declare hechos verificables, no opiniones difamatorias
No exagere ni mienta
Considere el impacto en su propia reputacion
Revise si su contrato tiene clausula de no-disparagement
Es mejor resolver la disputa que entrar en guerra publica.
Depende de su situacion. Consideraciones:
Probabilidad de cobrar 100%: Si es baja, un acuerdo puede ser mejor
Tiempo y estres: Litigar toma meses y energia
Cashflow: Dinero ahora puede valer mas que mas dinero despues
Si acepta, DOCUMENTE por escrito que es "settlement in full" para evitar futuras disputas,
o "partial payment" si planea reclamar el resto.